Adım 1: İş Akışı Envanteri
Bir şey önermeden önce gerçekte neye baktığımızı bilmemiz gerekir. Envanter adımı, ekibinizin zamanını yiyen manuel süreçleri tanımladığınız ve her birini doğru anladığımızı teyit etmek için bize geri özetlediğimiz yerdir. Kurulacak araç yok. Kurulacak entegrasyon yok. Sadece dikkatli bir konuşma.
Neye bakarız
Anlattığınız her iş akışı hakkında üç şeyi belirlemeye çalışırız. Birinci: işin bir süreç belgesinde nasıl tanımlandığı değil, pratikte nasıl yaptığı. İkisi genellikle farklıdır. İkinci: iş akışı ne kadar stabil — son çeyrekte değişti mi, gelecek çeyrekte değişecek mi, roldeki insanlar değişmek üzere mi? Üçüncü: istisnaların nerede yaşadığı. Çoğu iş akışının temiz bir mutlu yolu ve kimsenin sormadan bahsetmediği karışık bir kenar durumu yolu vardır.
Edilgen sesle anlatılan her şeye özel dikkat ederiz ('veri öteye gönderilir...'). Edilgen ses genellikle konuşmacının adımı kim veya neyin yaptığını bilmediği anlamına gelir; bu da adımın gizli bir manuel teslim olduğu anlamına gelir. Bu teslimler genellikle en büyük otomasyon fırsatlarıdır — ve sıradan bir konuşmada gözden kaçırması en kolay olanlardır.
Bu aşamada yaygın hatalar
İş akışını çok yüksek bir seviyede anlatmak. 'Destek biletlerini hallederiz' bir iş akışı tanımı değildir; bir kategoridir. Bir iş akışı tanımı şöyle gelir: 'Bir müşteri support@ adresine e-posta gönderdiğinde, e-posta Front'a düşer, bir destek temsilcisi okur ve Notion yönlendirme belgesine göre doğru kişiye atar, o kişi iş saatlerinde 4 saat içinde yanıt verir ve yanıtı kişi kaydı için Salesforce'a kopyalar.' İlk versiyon denetlenemez. İkincisi denetlenebilir.
Çok küçük hisseden iş akışlarını atlamak. Bir görev haftada 30 kez oluyorsa ve her seferinde 4 dakika sürüyorsa, bu yılda 100 saattir — güvenilirse otomatikleştirmeye değer. Küçük-ve-sık genellikle büyük-ve-nadir olanı yener, ama yüksek seviyeli bir tanımda görünmezdir.
Sadece zaten otomatikleştirmeye değer olduğuna karar verdiğiniz iş akışlarını listelemek. Bir denetimin en değerli kısmı, otomatikleştirmemenizi önerdiğimiz iş akışlarıdır. Envanter öncesi filtrelemek bunları kaçırmak demektir.
Bu adım pratikte nasıl görünür
Formu gönderdiğinizde, darboğazlarınızı tanımlayacağınız serbest metin alanı olacaktır. Tek cümle ve metin yığını değil, iş akışı başına birkaç paragraf hedefleyin. Gönderdiklerinizi okuduktan sonra kısa bir netleştirme soruları listesi — genellikle 5–8 soru — ve bunları gözden geçirmek için 15 dakikalık bir görüşme ile geri döneriz. O görüşmenin sonunda, her iş akışını şu şekilde listeleyen bir envanter belgemiz olur: bizim sözcüklerimizle 2–3 cümlelik özet, sıklık tahmini (örn. 'ayda ~50 kez'), kabaca örnek başına süre ve fark ettiğimiz herhangi bir kısıtlama (düzenleyici, gizli veri, değiştiremeyeceğiniz belirli bir araca bağımlılık).
Bir sonraki adıma geçmeden önce envanter belgesini görürsünüz. Bir şeyi yanlış özetlediğimizi söylersiniz ve düzeltiriz. Bu küçük bir şey gibi gelir. Değildir. Daha sonra başarısız olan çoğu otomasyon projesi, envanterin başlangıçta yanlış olduğu projelerdir.